法團管理 : 運用 Perplexity 建構法團採購合規紀錄表實戰分享

以下是依據業主立案法團會議紀錄內容，以及《建築物管理條例》(Cap.344)及其附表有關「高價值採購」與招標門檻的規定，使用 Perplexity AI所整理的 「BMO 附表 5 對法團採購供應品、貨品或服務有嚴格金額門檻限制的採購合規紀錄表」Excel 檔 

Prompt : 

你是一位熟悉香港《建築物管理條例》(Cap.344)，尤其 BMO 有關大額採購及招標規定的樓宇管理及核數專家，請幫我在 Excel/xlsx 中建立一份「法團採購供應品、貨品或服務 BMO 附表5 金額門檻採購合規紀錄表」，用繁體中文 (zh-tw) 顯示，並符合專業核數及合規覆核需要。

【背景及法律要求】

1. 採購對象包括供應品、貨品及服務，適用於業主立案法團日常管理、保養維修及保險等。

2. 需要反映 BMO 對「高價值採購」的分類及金額門檻，包括：

   - 第 1 類大額採購：作價超過或相當可能超過 HK$200,000。 

   - 第 2 類大額採購：作價超過或相當可能超過「過去三個財政年度平均年度開支款額」的 20% (即參照款額 20%)。

3. 當採購屬第 1 類或第 2 類大額採購時，必須以招標承投方式進行，並符合最低招標數目要求 (如：>10,000 至 ≤200,000 元至少 3 間；>200,000 元至少 5 間)。

【工作表名稱及版面】

- 建立一個工作表，名稱：『BMO附表5採購合規紀錄』。

- 使用專業字型 (例如 Calibri 或 Arial)，左側預留一欄作為邊界 (Column A 略窄)，內容由 B2 開始。

- 在 B2 合併至右方適當欄位，顯示表格標題：

  「法團採購供應品、貨品或服務 BMO 附表5 金額門檻採購合規紀錄表」

- 標題置中、加粗、字體略大，並設定合理列高。

【金額門檻及參照款額設定區】

在標題下方 (例如第 4 至第 7 列) 建立參數區，用來輸入或顯示金額門檻：

1. 欄位示例：

   - B4：文字「參照款額 (過去三個財政年度平均年度開支款額)」

   - C4：數值輸入格，標示「請在此輸入 (HK$)」，由法團根據過去三年帳目填入。

   - B5：文字「第1類大額採購固定金額門檻」

   - C5：固定值 200000 (HK$200,000)，並設定數字格式為千位分隔。

   - B6：文字「第2類大額採購門檻 (參照款額的20%)」

   - C6：使用公式 =C4*0.2，自動計算第 2 類門檻，設定為千位分隔。

2. 在 B7 合併至右方欄，加入一段提醒文字，例如：

   「提醒：按 BMO 第20A條及相關附表，採購價值超過或相當可能超過以上門檻時，須以招標承投方式進行，並符合法定最低招標數目。」

【資料紀錄主表欄位設計】

從第 9 列開始建立主表標題列，建議從欄 B 起 (即 B9、C9 等)，設置下列欄位，並以深色底＋白字顯示標題，字體加粗、置中：

1. 採購編號

2. 採購項目名稱

3. 採購類別 (供應品/貨品/服務)

4. 採購目的

5. 合約期

6. 採購價值 (HK$)

7. 大額採購類別

8. 是否須招標承投

9. 招標/報價安排概要

10. 邀請標書/報價數目

11. 收到標書/報價數目

12. 是否符合最低招標數目規定

13. 申報利益情況

14. 法團/業主大會決議情況

15. 合規審查備註

請為上述各欄設定適當的欄寬：例如「採購項目名稱」及「招標/報價安排概要」可較寬；編號、數目欄位較窄；文字欄位一律靠左或置中、金額及數字欄位靠右。

【公式及自動判斷邏輯】

1. 「大額採購類別」欄：

   - 以公式根據該列「採購價值 (HK$)」與 C5、C6 比較，判斷顯示：

     - 若 採購價值 ≥ C6 → 顯示「第2類大額採購」

     - 否則若 採購價值 ≥ C5 → 顯示「第1類大額採購」

     - 否則 → 顯示「一般採購」

   - 請用 IF 巢狀公式實現，並將文字結果固定為上述繁體中文。

2. 「是否須招標承投」欄：

   - 以公式根據「大額採購類別」欄判斷：

     - 若為「第1類大額採購」或「第2類大額採購」→ 顯示「須以招標承投方式進行」

     - 否則 → 顯示「毋須法定招標」

   - 方便法團及核數師一眼看出是否須履行法定招標程序。

3. 「是否符合最低招標數目規定」欄：

   - 儘量以文字描述形式呈現，例如：

     「邀請 X 間、收到 Y 份標書，符合 (>200,000 元至少 5 份標書 / >10,000 至 ≤200,000 元至少 3 份標書) 的規定。」

   - 若要進一步自動判斷，可根據「採購價值」、「邀請標書/報價數目」及「收到標書/報價數目」寫出相應公式，但可保留空間讓使用者自行調整。

【版面及可用性要求】

1. 凍結窗格：

   - 將標題列以上的列固定，例如在第 10 列凍結，使滾動時仍能看到欄名。

2. 數字及金額格式：

   - 金額欄位一律使用千位分隔及「#,##0.00」格式。

   - 數目欄位 (邀請/收到標書數目) 使用整數格式「#,##0」。

3. 列高：

   - 標題列列高稍大，以便清晰閱讀；資料列可保持標準高度即可。

4. 所有公式一律使用 Excel 公式，不要在程式中先行計算後填入固定值，確保表格可隨參照款額及採購金額變動而自動更新。

5. 請確保工作表內公式沒有 #REF!、#DIV/0! 等錯誤。

【語言及風格】

- 全表及所有欄位名稱、文字說明、提示語句均使用繁體中文 (zh-tw)。

- 用語保持專業、清晰，兼顧法團管委會、物業管理公司及核數師閱讀需要。

- 請完成後輸出為一個 .xlsx 檔案，並以「BMO-Schedule5-Compliance.xlsx」作為檔名。

* 本文章部分採用生成式AI材料來編寫